全6回　情シス業務を効果的に改善！いまこそ問われる、RPA利用の真価。 《連載:第3回》 ユーザー登録やアカウント発行も強力支援――RPAで自動化できるシステム運用管理業務とは？【前編】

情報システム部門が「情報戦略の企画・立案」という本来の業務を遂行するには、運用管理業務を効率化して人的負荷を軽減する必要があります。それを実現する新たな仕組みとして期待されているのがロボットによる業務プロセスの自動化―― 「ロボティクス・プロセス・オートメーション（RPA）」です。RPAではどのような業務プロセスが自動化できるのでしょうか。

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開発不要で人間の作業負担を減らすRPA

運用管理の負荷軽減を目的に業務プロセスを自動化しようという試みは、作業指示書や操作手順書に従って業務ワークフローを実行する「ランブック・オートメーション（RBA）」の登場以降、さまざまな形で実現されてきました。すでに、この種の取り組みをしたことがある方は多いかもしれません。

しかしRBAでは、業務が属人的で手順が標準化されていないような業務プロセスを自動化するのに手間と時間がかかります。またRBA機能を備えた運用管理ソフトウェアの外部にあるアプリケーションと連動した業務プロセスを自動化するには、APIによる連携の仕組みを開発する必要があります。 

そうしたRBAの課題を解決するソリューションとして、ここ数年のうちに台頭してきたのがロボティクス・プロセス・オートメーション（RPA）です。RPA は通常、運用管理ソフトウェアの外部に存在するツールであり、既存のシステムやプロセスに変更を加えることなく自動化できるという特長があります。

システムを改修するほど投資はできないが、人間の作業を減らす仕組みを作りたい――その期待に応えるのがRPAです。では実際にどのような業務プロセスを自動化できるようになるのでしょうか。以下に業務プロセスの自動化の一例を紹介していきます。

自動化しやすいのは「細かくてやることが多い業務」

例えば、会社に新しい社員が入社したケースを考えてみましょう。ほとんどの場合、人事・総務部門で新入社員の個人情報をまとめ、それらの情報を人事・給与システムのマスターに登録する作業を行っているはずです。その作業が終わると、人事・総務部門から情報システム部門に「新入社員のPCの手配とユーザー登録をお願い！」というオーダーが入ってきます。

情報システム部門では、クライアントPCを調達して必要なアプリケーションのインストール、社内ネットワークへの接続など、ユーザーがすぐに利用できるようにキッティング作業を実施します。さらにファイルサーバーや各業務アプリケーションへアクセスするためのユーザー登録と権限の設定、メールやグループウェアのアカウント発行なども必要です。入退室管理システムのIDカードを多要素認証に利用している場合には、カード発行とユーザー登録を行う必要もあります。

これらは通常、情報システム部門の担当者が各プロセスを一つずつ手作業で行っています。各システムのユーザー登録やアカウント発行は、それぞれ別々に入力しなければならないからです。新卒社員が入社してくる年度初めは特に作業負荷が高く、数十～数百人単位で採用する企業では、とても数日では終わりません。そのため、研修期間中の1～2カ月の間に少しずつ用意していくことになります。

本来ならば、人事・総務部門が人事・給与マスターに新入社員の情報を入力した時点で、自動的に各システムのユーザー登録やアカウント発行を済ませられれば理想です。その理想を叶えるのが、RPAなのです。

RPAでは、例えば「あるファイルからこの部分を参照し、他システムの画面のこの部分に入力する」というような作業の自動化を強力に支援します。システム連携の仕組みを開発するほどでもないが、細々した作業が多く、なおかつ毎年似たような作業が発生する業務に大きく力を発揮します。

次回では、このほかにシステム運用管理やその他の分野でRPAが適用できる業務について紹介していきたいと思います。