全2回　社内連絡を円滑化する、スピード感のある業務フロー構築のヒント 《連載:第1回》 スムーズなコミュニケーションを実現するビジネスチャット

ビジネスにおける連絡手段は長らくメールや電話を基本としていましたが、それでは今日のビジネスのスピードに追随することが難しくなりました。従来のメールの課題点から、新たな手段として活用されているビジネスチャットの有用性を考えます。

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メールなどの従来の連絡手段が業務スピードの足かせに

業界業種を問わずあらゆる企業で、これまでメールは社内外の相手と連絡・連携する際のポピュラーな手段として広く利用されてきました。一般社団法人日本ビジネスメール協会が2017年に行ったアンケート調査によると、ホワイトカラーが利用するコミュニケーションツールの中で最上位に位置するのはやはりメールで、利用率は実に99.08％にも及んでいます。

電話や対面でしかコミュニケーションをとれなかった時代と比べれば、相手が不在であってもとりあえず要件を伝えられるなど、メールがビジネスに大きな利便性をもたらしたのは確かです。

しかし、ここにきてそんなメールにもさまざまな弊害が目立ち始めました。先のアンケート調査を再び参照すると、1人の社員が1日にやりとりするメールの平均件数は、送信メールが約12.6通、受信メールは約39.3通となっています。また、メールの作成に要する時間は1通あたり平均約6分で、10分以上かけている社員も25%近くもいるのです。このように1日のうちかなりの時間がメール処理のために費やされてしまうのが実情です。

また、ccでの受信がどんどん増えていくと、本当に重要な情報が埋もれてしまうことも問題視されています。目的の添付ファイルがどのメールで届いたのかわからなくなりメールの検索に多くの時間を割くこともあります。最新だと思い込んでいた添付ファイルが実は何世代も前のものだったという失敗は、誰にも経験があるのではないでしょうか。ビジネスのスピードアップが求められる中で、いまやメールによるコミュニケーションは逆に個人の負担を増大させているのです。

最新のコミュニケーションツールの有用性とは

こうした背景から、近年はあらゆる企業でメッセージのやりとりにビジネスチャットを採用する企業が増えてきました。部分的に活用する例もありますが、コンシューマー向けのWebサービスやモバイルアプリを提供しているあるベンチャー企業の実例で、社内連絡のほとんどをメールからチャットに移行したケースも見られます。

チャットの最大のメリットは、メールと同じテキストでありながら、より素早く気軽にコミュニケーションできる点にあります。登録メンバーの一覧から目的の相手を選択し、メッセージを入力して送信するだけで、リアルタイムのやり取りできます。

プロジェクトチームやワークグループなど任意のメンバーでグループを作成することで、一時的なプロジェクトで効率的に情報共有を行えることもメリットです。ほとんどのビジネスチャットがファイル共有機能を標準装備しており、多様な形式のデータをメンバーとやり取りできます。ビジネスチャットによっては、ファイル共有機能はメールの添付ファイルと違い、必要な時に、必要な情報にアスセスするファイルサーバー的な感覚で利用することができるので、バージョンの異なるファイルが各メンバーに散らばってしまうという混乱を招かずに済みます。

もちろん、デメリットがないわけではありません。一般的にチャットは手軽にやり取りできる半面、細かな会話も増えます。この場合、検索機能はあるものの、後からさかのぼって情報を探す際に不便を感じるでしょう。やり取りの証跡を残したり、後から過去のやりとりを参照することが多い業務には不便です。

また社外の人とのやり取りが混ざる場合も使いづらさが生じます。社外の人もチャット内に参加させれば良いのですが、それができない場合は社内にはチャットで、社外にはメールでという使い方を余儀なくされることがあります。

しかし、チャットのそのほかのメリットは日頃のコミュニケーションを手軽にするだけでなく、外部連携性にもあります。ビジネスチャットの多くはAPIを公開しており、例えば業務部門が社内システムで何かを申請する際のインターフェースとして使うことができます。また営業管理システムの数字情報を自動配信して共有するという仕組みも考えられるでしょう。

このように、手動で行っていたシステムへの参照や情報共有をスムーズにできる点もチャットの大きなメリットなのです。