ライセンス管理とは？重要性や効率的に行うポイントを解説

• 社内のパソコンでは多くのソフトウェアが使用されていますが、適切なライセンス管理が重要となっています。
  
  もし適切な管理を怠っていると、ライセンス違反による違約金が発生したり無駄なコストがかかったりするかもしれません。
  
  とはいえ社内には膨大なソフトウェアが利用されており、ライセンス形態も多様に存在するため、全てを管理するのは大変な作業であることも事実です。
  
  本記事ではライセンス管理とはどのようなものか紹介するとともに、ライセンス管理の重要性や効率的に行うポイントを解説します。ライセンス管理の方法にお悩みの方は、ぜひ参考にしてみてください。

• ライセンス管理とは？

  ライセンス管理とは、ソフトウェアを「使用許諾契約書に従って利用する」よう管理することです。
  
  ソフトウェアは簡単に複製できるため、不正使用や改竄を防ぐために、メーカーとユーザーはソフトウェア使用許諾契約を結ぶのが基本です。
  
  もし監査によって違反が発覚した場合は、多額の違約金を支払わなければなりません。費用面で大きな負担となるのはもちろん、企業の社会的信用を失うことにもつながります。
  
  またライセンスの管理が行き届くことで、余剰ライセンスを発見できるなど、無駄なコストを削減することも可能です。
  
  リスクを回避してコストを抑えるためには、売買契約に基づき適切な利用が行われているかライセンス管理を行うことが大切です。

  使用許諾契約書とは？

  使用許諾契約書とは、ユーザーとソフトウェアメーカーとの間で交わされる法的な契約書のこと。ソフトウェアのライセンス契約を結ぶための書類です。
  
  使用許諾契約は、知的財産権を保有するメーカーの権利を守るために締結されるもので、主に以下のような内容が含まれています。
  
  ・使用許諾：ユーザーが利用できる期間や使用範囲など、使用許諾契約に関する基本的な内容
  ・目的外使用の禁止：ユーザーがメーカーの定める目的外に使用するのを防ぐ項目
  ・監査：メーカーが利用状況を確認するため、監査権やユーザーによる報告義務を定めておく項目
  
  また契約書といっても、パッケージに書類が同梱される以外にも、ソフトウェアのインストール前に表示される場合もあるなど多種多様です。

• ライセンス管理の重要性

  ライセンス管理を怠ると「違約金のリスク」や「無駄なコスト」が発生する可能性があるため、金銭的な問題や社会的信用といった面から、企業へ悪影響を及ぼすことが考えられます。
  
  ライセンス管理がなぜ重要なのか解説するので、まだ着手されていない方は、ぜひ参考にしてみてください。

  ライセンス違反によるリスクへの対応

  ライセンス契約の内容に違反することで発生する、金銭的・社会的なリスクを抑えるために、ライセンス管理が重要とされています。
  
  ソフトウェアは著作権で保護されているため、不正にコピーして使用するとライセンス違反になるばかりか、著作権法違反として取り締まりの対象になります。
  
  「不正コピーしてもわからないのでは？」と思われるかもしれません。
  
  しかし、ライセンス契約には「監査権」という項目が含まれており、ソフトウェアメーカーは、ユーザーがライセンスに従って正しく使用しているか調査する権利があります。
  
  ユーザーは使用許諾に同意しているため、メーカーからの監査要求を断れません。
  
  もし監査で不正利用が発覚すれば、違約金の支払いが発生し、場合によってはその額が1億円を超える可能性もあります。
  
  また社会的信用を失うことや、裁判所の命令でパソコンが使用できなくなるなど、さまざまな面から大きなリスクが発生します。

  ライセンスのコスト管理

  正確にライセンスを管理することで、コスト削減につなげられることも大きなメリットです。
  
  キチンとライセンス契約を行って使用していたとしても、正確に管理できていないと、余剰ライセンスが生まれているかもしれません。
  
  例えば退職者や異動した人のライセンスが契約されたままになっており、未使用のまま更新され続けたり、新たに取得したりといった、無駄なコストが発生する可能性があります。
  
  ライセンス管理が正確に行われていれば、余剰ライセンスの契約更新を止めたり、他の部署・人員に割り当てたりといった最適化が可能です。
  
  またソフトウェアの使用状況を把握することで、最適なソフトウェアを購入する計画を立てやすくなるのもポイントです。
  
  社内のライセンスを正確に管理することで、無駄なコストを省きましょう。

• ライセンス管理の課題

  ライセンス管理の重要性は把握していても、いざ管理するとなると課題もあります。ここではライセンス管理でよくある課題を下記2つにてご説明いたします。
  
  ・ソフトウェアの数の多さ
  ・ライセンス形態の複雑さ

  ソフトウェアの数の多さ

  ライセンス管理するにしても、ソフトウェアの数が大量にあることで、正確に把握し切れない場合があります。
  
  1つのパソコンで複数のソフトウェアが利用されているケースがほとんどで、社員数やパソコンの台数が増えるたびに、ソフトウェアの数は増えていきます。
  
  パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットなど、ソフトウェアをインストールする機器の数も多くなっており、人事異動や組織改革で人とともに動くため、正確に管理するのは困難です。
  
  例えば1人につき5つのソフトウェアを使用しており、社員が20人いる場合、100個のライセンスを管理する必要があります。
  
  ソフトウェアを導入すればするほど、社員やデバイスの数が多いほど、ライセンス管理は大変になってしまいます。

  ライセンス形態の複雑さ

  ライセンスの数だけでなく、ライセンス形態が複雑化していることも、ライセンス管理の難しさに拍車をかけています。
  
  ライセンス形態は購入型の永久ライセンスをはじめ、サブスクリプションやプリインストール、アップグレードなどさまざまな形態があります。
  
  他にも複数デバイスで使用可能なセカンドライセンスや、数量に応じて割引されるボリュームライセンスなど、ライセンス形態は多岐にわたるのが現状です。
  
  正確なライセンス管理を行うには、ソフトウェアごとの使用許諾契約の内容や複雑なライセンス形態を把握する必要があるため、専門的な知識が必要となっています。

• 効率的なライセンス管理を行うポイント

  効率的にライセンス管理を行うポイントとして、5つの項目が挙げられます。
  
  膨大かつ複雑化しているソフトウェアライセンスの管理に悩まれる方は、ぜひ参考にしてみてください。

  ライセンス管理の知識を身に付ける

  ライセンス管理の知識を身に付けて、適切に管理できているか判断できるようにしましょう。
  
  ライセンス管理のネックは、数が膨大なだけでなくライセンスの契約形態が多様な点にもあります。ライセンス契約にはどのようなパターンがあるかの知識を身に付け、適切に使用されているかチェックできるようにしておくことが必要です。
  
  例えば同じソフトウェアであっても、セカンドライセンスの有無や内容が異なるケース、パソコン2台まで使用できるものもあれば、パソコンとタブレットで使用できるものなど、ライセンスの内容に細かな違いがあるので、細かく把握して違反しないよう注意しなくてはなりません。

  管理対象と管理レベルを適切に設定する

  管理対象と管理レベルを適切に設定して、優先順位の高いものから優先的に管理していきましょう。
  
  管理対象とはソフトウェアを利用している部署や子会社などの「組織」およびパソコンやソフトウェアなどの「資産」のことです。
  
  管理レベルは、棚卸しの頻度や管理の程度のこと。監査の有無や価格などリスク・コストを考慮して、管理レベルを設定しましょう。
  
  最初から全てのライセンスを正確に管理することは難しいですが、管理対象とレベルを設定することで、優先的に管理すべきものから対処できるようになります。

  ライセンス管理の台帳を作る

  ライセンス管理の台帳を作成して、ソフトウェアの数や使用許諾条件が一覧で管理できるようにしましょう。
  
  ライセンス管理には、購入したソフトウェアの名前、購入日、ライセンス形態、管理部門、ライセンス登録されているパソコン・ユーザーなど、さまざまな情報が必要です。
  
  特に誰がどのライセンスと契約しているか紐付けておくと、退職や人事異動があってもソフトウェアを管理しやすくなります。
  
  余剰ライセンスが発生した場合は、管理台帳へ記載して、他の部署や人員で有効活用できないか検討しましょう。
  
  管理台帳にデータを残しておくと管理しやすくなるので、表計算ソフトやクラウドサービスを使って作成するのがおすすめです。

  ライセンス管理ツールを導入する

  ライセンス管理ツールを導入すれば、管理対象やレベルを設定したり、ライセンス管理台帳を作成したりしやすくなります。
  
  1台1台のパソコンにどのようなソフトウェアがインストールされているのか、手作業で把握するのは現実的ではありません。
  
  ツールを使用すれば自動的にインストール情報を集めてくれ、常に最新情報を収集することが可能です。
  
  ただしツールがあれば万能なわけではなく、例えばセカンドライセンスやダウングレード権などを、どのパソコンで使用しているか判別がつかないので、管理者が判断する必要があります。
  
  あくまでサポートしてくれるツールなので、できること・できないことを把握して、ライセンス管理の知識を持った担当者の補助として、活用することが大切です。

  定期的に棚卸しをする

  定期的に棚卸しをして、ソフトウェアの使用状況を把握しましょう。
  
  ライセンス管理は煩雑なので、定期的な見直しが欠かせません。もし稼働していないライセンスがあれば、契約を解除したり他の人に割り振ったりと、対応が必要になります。
  
  抜け漏れが発生しているかもしれないので、定期的に棚卸しを行い、ライセンスの契約状況を見直すことが大切です。

• まとめ

  企業では使用されるソフトウェアのライセンスを正しく管理することは、ライセンス違反による違約金の発生・社会的信用の喪失といったリスクの回避につながります。
  
  余剰ライセンスの発見にもつながるので、無駄なコストを削減できるのもメリットです。
  
  しかしライセンスは社員数やデバイスの数に比例して多くなるため、その数は膨大。ライセンス形態も多様化しているので、全貌を把握するのは骨が折れる作業です。
  
  まずはライセンス管理の知識を付け、優先順位の高いものから取り組みましょう。ツールの使用や定期的な棚卸しも有効です。

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