コラム
ソフトウェア資産管理（SAM）とは？導入するメリットや運用の流れを解説
目次
-
ソフトウェア資産管理（SAM）とは、社内でどのようなコンピューターソフトウェアが使用されているのか把握し、管理・制御・保護することを指します。
ソフトウェア資産管理（SAM）に取り組むことで社内のソフトウェアを適切に管理することは、IT社会の企業にとって重要な施策です。
誰がどのようなソフトウェアを使用しているかわからない状態では、情報の漏洩やコストの無駄、コンプライアンス違反などの問題が発生するかもしれません。
ソフトウェアを適切に管理・把握することで、IT資産を最適化して、無駄やリスクのない会社運営が可能となります。
ソフトウェア資産管理（SAM）とはどのようなものなのか、導入するメリットや運用の流れを解説するので、未実施で気になっている場合は、ぜひ参考にしてみてください。 -
ソフトウェア資産管理（SAM）とは？
ソフトウェア資産管理（SAM）とは、社内のソフトウェアを適切に管理・最適化することで、コストの削減やコンプライアンス遵守などにつなげる施策です。
具体的には、以下のような情報の整理・把握などが挙げられます。
・ソフトウェアがどのハードウェアにインストールされているかの把握
・ソフトウェアの保有ライセンスの利用状況や利用期限を把握
・ソフトウェアのバージョン・エディションの管理
もしこれらの管理ができていない場合は、無駄なコストがかかっていたり、コンプライアンス違反につながっていたりするリスクがあります。
例えば社員が異動・退職したにもかかわらず、有償ライセンスが契約されたままになっていたり、違法コピーや無許可でソフトウェアが使用されていたりするケースが考えられます。
また、どのバージョンのソフトウェアが使用されているのか、サポート対象内のバージョンなのかも追跡しておかなければ、セキュリティホールとなりかねません。
ソフトウェアを無駄なく有効活用し、セキュリティ・コンプライアンスなどの面でリスクを負わないようにするために、ソフトウェア資産管理は重要な施策なのです。 -
ソフトウェア資産管理を導入するメリット
ソフトウェア資産管理を導入するメリットとして、4つのポイントが挙げられます。
資産管理や業務効率化、セキュリティ対策、コスト削減と、いずれも企業にとって重要な事項ばかりです。
導入メリットを具体的に解説するので、ソフトウェア資産管理に興味がある方は、ぜひ参考にしてみてください。ソフトウェア資産を可視化できる
社内でどのようなソフトウェアが使用されているのか、全体像が可視化されるのが大きなメリットです。
どのソフトウェアがどの部門で使用されているのか、誰が使用しているのかがわからなければ、ソフトウェアを適切に管理することは難しいでしょう。
可視化することは、ソフトウェア資産管理の大きな第一歩です。
例えば、誰も使用していないのに契約され続けているライセンスがあったり、古いバージョンを使い続けてセキュリティに脆弱性があったりしているのに、誰も気付いていないかもしれません。
ソフトウェア資産管理を導入することで、ソフトウェアの使用状況や費用、ライセンス数、有効期限、バージョンなどの情報が可視化されれば、適切に運用しやすくなります。セキュリティリスクを軽減できる
セキュリティリスクを軽減できることも、大きなメリットだといえます。
資産管理ソフトを用いて社内のソフトウェアを一元管理することで、許可されていないソフトウェアの利用を防いだり、社外のパソコンからのアクセスを拒否したりできます。
悪意あるソフトウェアのインストール防止・アンインストールや、ソフトウェアの紛失・盗難の防止なども行えるので、社員による事故も未然に防ぐことが可能です。
不正アクセスや機密情報漏洩といった、重大なリスクを軽減させられます。ソフトウェアを一斉に配布・更新できる
ソフトウェアを一斉に配布・更新できるようになるのも、ソフトウェア資産管理のメリットです。
どのようなソフトウェアを使用しているか管理できていれば、社内でインストールされているOSやアプリケーションなどのアップデート・セキュリティパッチ適用を計画的に行えます。
社内で一斉に行えば従業員ごとに行う必要がなく、負担を軽減して、行うべき業務に集中してもらえます。
また更新忘れによるセキュリティホールの発生を防止できるので、セキュリティの向上につながるのもポイントです。コストを最適化できる
ソフトウェアを適切に管理することは、コストの最適化にもつながります。
社内で使用されているソフトウェアが、必ずしも使われているとは限りません。
例えば社員の異動や退職などによって、未使用にもかかわらずライセンス契約が継続されている場合や、ほとんど使わないソフトウェアの契約が自動更新されているなど、無駄が発生している可能性があります。
ソフトウェアの使用状況を正確に把握することで、再割り当てや削減が行えるので、無駄なライセンス代やサポート代をカット可能です。
コスト削減につながるのはもちろん、使用状況を見てお得なプランへ変更を検討できるようになるなど、コストの振り分けの検討材料にもなります。 -
ソフトウェア資産管理に必要な情報
ソフトウェア資産管理には、社内のソフトウェアに関して複数の情報が必要となります。まずは詳細な情報を集め、整理することが大切です。
ソフトウェア資産管理に必要な情報として、以下のようなものが挙げられます。
・OS情報
・Webサーバーやデータベースなどのミドルウェア
・Excel・Wordなど有償の業務アプリケーションやフリーウェア
・ソフトウェアの目録
・ソフトウェアのライセンス数やライセンス費用
・ソフトウェアのバージョン情報
・どのハードウェアにインストールされているのか
上記のような情報をまとめて紐づけることで、適切な管理が行えるようになります。
またソフトウェアやOSなどを新しく入れ替える際に、不具合が起こっても復元できるように、ソフトウェアの利用履歴を残しておくのも大切です。 -
ソフトウェア資産管理構築の流れ
ソフトウェア資産管理は、コスト削減やセキュリティリスクの回避など、さまざまな面から有用ですが、どのように行っていくべきかわからない方が多いでしょう。
ソフトウェア資産管理は、運用を始める前に基礎を構築することが大切です。構築の流れを解説するので、ぜひ参考にしてみてください。1.管理規程の策定を行う
管理規程を策定して、どのようにソフトウェア資産管理を行っていくのか方針を打ち出しましょう。
購入したソフトウェアやライセンス証書などの、保管方法や管理方法を踏まえて、SAM運用のガイドラインを策定します。
ソフトウェアのライセンス有効期限など、ライフサイクルも加味して置くことが大切です。
また管理水準を維持できるような、制度設計も併せて行いましょう。2.管理対象範囲を特定する
どのようなソフトウェアを使用しているのか精査して、管理対象範囲を特定しましょう。
ソフトウェア資産管理の対象となるソフトウェアの範囲を特定するために、有償のソフトウェア・無償ソフトウェアどちらなのか、使用の条件などを確認することが大切です。
フリーソフトは保有ライセンス数・使用数を考えなくても問題ありませんが、無料範囲が限定されている場合もあります。
ソフトウェアごとに適切な管理ができるよう、精査・確認しましょう。3.管理体制を構築する
管理体制を構築して、誰がどのように管理していくか定めましょう。
管理責任者や部門責任者、要員などの役割と責任範囲を規定し、管理体制を明確にして抜け漏れがないように運用の手筈を整えます。
特定の人物が集中管理するのか、複数人で分散管理するのかなど、運用体制も規定しておきます。4.ソフトウェア資産の情報収集・調査を行う
社内のソフトウェア資産を把握するために、情報収集・調査を行いましょう。
ソフトウェア資産の管理には、誰がどのようなソフトウェアをどれくらい使用しているかの把握が必要不可欠。以下4つの台帳を用いて、調査していきます。
・ハードウェア台帳：機器種別・ベンダー名・型番・利用者・管理者・設置場所・スペック
・導入ソフトウェア台帳：ソフトウェア名・ベンダー名・エディション・バージョン・ライセンス管理番号・媒体管理番号・導入日
・ライセンス台帳：ベンダー名・ソフトウェア名・エディション・バージョン・購入日・購入元・ライセンス形態・使用許諾条件・使用許諾証明・保管場所
・ライセンス関連部材台帳：CDキー・管理部門・保管場所
上記のような台帳を用意して、社内のソフトウェア資産を体系的にまとめましょう。 -
ソフトウェア資産管理の運用サイクル
ソフトウェア資産管理の基礎が構築できたら、実際に運用をスタートしていきます。ソフトウェア資産管理は、大きく4段階の手順を繰り返して運用します。
運用サイクルを解説するので、SAMの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。1.ソフトウェアの導入を検討する
業務に必要なソフトウェアを選定し、ソフトウェア資産管理の基礎構築時に策定した管理規定に基づいて、購入するか否か検討しましょう。
新規ソフトウェアの導入の検討は、購入することで考えられるリスクやコストなどを判断材料とします。2.ソフトウェアを運用・保守する
ソフトウェアの運用・保守も大事な作業です。
購入したソフトウェアを各パソコンにインストールしていくと同時に、ソフトウェアとライセンスの情報を台帳に登録します。
どのパソコンに、どのソフトウェアがインストールされ、どのライセンスを誰が利用しているのか、詳細に記録しましょう。
ライセンス証書やインストールメディアの保存場所なども、記録しておくことが大切です。3.ソフトウェア資産の棚卸しを行う
定期的に、ソフトウェア資産の棚卸しも行いましょう。
SAMの基本台帳と実際のIT資産とを照合して、食い違いがないか確認していきます。
人員配置の変化や作業内容の変化などに伴い、パソコンやソフトウェアライセンスに余剰がないかチェックします。
余剰が発見された場合は、必要な部署へ移動させるなど、無駄なく活用できるよう手配しましょう。4.不要なソフトウェアを廃棄する
棚卸しを行うことで、不要と判断されたソフトウェアは廃棄・返却しましょう。
パソコンであれば情報漏洩がないようデータの完全消去を行い、ソフトウェアであれば確実にアンインストールを行うなど、抜け漏れがないよう徹底して行うことが大切です。
また単に廃棄するだけでなく、SAMの台帳からも確実に削除しましょう。削除し忘れてしまうと、存在しないパソコン・ソフトウェアが記録に残り混乱のもととなります。 -
ソフトウェア資産管理はソフトで効率化しよう
ソフトウェアは企業にとって資産の一つですが、適切に管理・運用されていないと、情報漏洩やコンプライアンス違反など、重大なリスクにつながりかねません。
また退職した社員のライセンスが継続されていたり、誰も使用していないライセンスが更新されていたりと、無駄なコストがかかっている可能性もあります。
とはいえ、手作業でソフトウェア資産管理を行うのは手間と時間がかかる上に、正確性に欠けてしまいます。
そこでおすすめなのが、ソフトウェア資産管理ソフト。SmartStageサービスデスクでは、IT資産管理台帳やインベントリDBにより一元管理が可能です。
無料トライアルもご用意しているので、まずは気軽にお問い合わせください。
