#コラム

サプライヤー管理とは?コスト削減・サービス品質確保には欠かせない!目的や手順を解説

  • ITサービスを提供していく中で、ITベンダーとの取引は欠かせません。
    その中で、リスクを回避し、コスト削減と安定供給のために欠かせないのが、サプライヤー管理です。

    とはいえサプライヤー管理のノウハウを蓄積している企業は少ないため、よくわからない方も多いでしょう。そこで、本記事ではサプライヤー管理とは何かという点から、具体的な目的や手順を解説します。

  • サプライヤー管理の意味とは?

    サプライヤー管理とは、仕入先の情報を収集・評価し、調達戦略の策定に活かすことです。

    サプライヤーから収集・評価すべき情報の一例として、以下のような項目が挙げられます。

    ・基本情報:住所、連絡先、担当者名など
    ・CSR関連:取引基本契約締結状況、ISO取得状況など
    ・財務情報:PL関連情報、BS関連情報
    ・評価情報:財務、技術力、協力度、品質、納期、コストなど
    ・BCP(事業継続計画)管理:事業継続計画の有無や内容
    ・取り扱いサービス:どのようなサービスを取り扱っているか
    ・ドキュメント:共有する文書類(契約書、監査報告など)
    ・実績:発注実績や納期遅延実績、品質管理実績など

    年1回ほどの情報更新で問題ないものもあれば、日々情報を蓄積していかなければならないものまで幅広くあります。こうした複数の情報を、サプライヤーごとにまとめる必要があります。

  • サプライヤー管理の目的と重要性

    サプライヤー管理を行う目的としては、コスト削減や安定供給の実現、仕入れ先との良好な協力関係の構築、リスク分散など、戦略的な取引の実現が挙げられます。

    もしサプライヤー管理ができていないと、コストが膨れ上がったり、サービスを安定供給できなくなったりするかもしれません。そのため、企業において非常に重要な取り組みの一つであるといえるでしょう。

    とはいえ担当者に依存したサプライヤー管理では、論理的な評価が行われなかったり、管理できなかったりといった可能性があるため、組織的に取り組む必要があります。

  • サプライヤー管理の3つの基本手順

    サプライヤー管理を行う基本的な手順は「探索」「選定」「評価」の3つの段階があり、情報を収集、蓄積していくことが大切です。

    ・探索:自社が定めた基準を満たすサプライヤーを探す
    ・選定:見つけた候補の中から、適正な価格・納期で取引できる相手を選ぶ
    ・評価:サプライヤーの品質や納期遵守に応じて、取引戦略を改善する

    自社に必要なサプライヤーを探し、選び、評価していくことで、担当者に依存しないプロセスとなります。

    そのためにはサプライヤーに求める条件や選定基準、評価するための指標を明確にしておかなければなりません。

    評価の基準や実績などデータが蓄積されていれば、たとえ担当者が変わっても社内で情報を引き継ぐことが可能です。

    他にもサプライヤーの信用度や将来的なリスクなど、さまざまな視点から情報を集める必要があります。

  • サプライヤー管理における3つの注意点

    企業にとって重要なサプライヤー管理ですが、うまく行うには3つの注意点があります。

    属人性を排除する

    特定の担当者に依存したものではなく、客観的なデータでなくてはなりません。

    サプライヤーの評価基準や選定方法などが、担当者によって異なるようでは意味がないため、評価項目やサプライヤーに要求する水準を明確にしておきましょう。

    探索・選定・評価それぞれの段階で、客観的な基準を定めておくことで、属人性を排除できます。

    公開情報の入手・更新を効率化する

    公開情報の入手・更新を効率化しておきましょう。

    例えば新たにシステムを開発する場合、複数のサプライヤーから情報を入手して比較検討する必要があります。

    また定期的に取引している馴染みのサプライヤーであっても、価格や仕様が変更される場合もあるため、常に他のサプライヤーと比較したり新規サプライヤーを探索したりしなければなりません。

    いかに情報の入手・更新をスムーズにできるかが重要なため、効率的な仕組みの構築が必要です。

    非公開情報も入手する

    サプライヤーが公開していない情報の収集も、大切な業務です。

    例えばクレームの数などは、サプライヤーを評価する上で大切な情報ですが、対外的に公開される情報ではありません。

    継続的に取引していく中で、データを蓄えていくことでしか得られない情報なので、過去の取引データを保管しておく必要があります。

    またクレームやトラブルなどの発生件数は、取引データから把握できないため、他部門と連携して情報を集積する仕組みづくりも求められます。

  • サプライヤー管理システムを使えば効率的

    サプライヤーの情報を収集したり、評価を定めたりするのは大変な作業なので、手作業でまとめるのは至難の業です。定期的に見直すためにも、専用の「サプライヤー管理システム」で効率的に行うのがおすすめです。

    サプライヤー管理システムを導入すれば「取引先とのやり取りを一元化」「取引データをレポート化して参照」「サービスごとに複数サプライヤーを比較」など、サプライヤー管理を手助けしてくれる機能が充実しており、効率的な管理が実現します。

  • コスト削減・安定供給にはサプライヤー管理が大切

    コスト削減や安定供給を実現するためには、サプライヤーの情報を収集・評価し、戦略的に調達していくことが大切です。サプライヤー管理を怠れば、製品の価格を変更せざるを得なくなったり、製品を供給できなくなったりするかもしれません。

    しかし手作業でサプライヤーの情報を多角的に収集・蓄積していくのは困難なため、サプライヤー管理システムを駆使して、効率的かつ正確な管理体制を整えましょう。