コラム
運用自動化とは？運用自動化の必要性、5つのメリット、進めるための5つのステップを解説
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運用自動化とはシステム運用において人間が行っている作業の一部、もしくは全工程でソフトウェアなどを活用することによってシステムに代替させることです。運用を自動化することによって貴重な人的リソースを別の業務に割り当てたり、従業員の負担を軽減させたりといった効果を得られるでしょう。
本記事では運用自動化の概要を確認した上で、運用自動化について必要性やメリットなどについて解説します。また記事の後半では運用自動化のステップや運用自動化に向いている業務についても見ていきましょう。 -
運用自動化とは？
そもそも自動化とは反復作業のある全業界で活用できるものです。例えばロボット工学や製造、自動車の他、IT システムやビジネスにおける意思決定のソフトウェアなどで使用されています。
そして運用自動化とはシステムの運用で従業員が手作業で行っていた作業の一部、あるいは全てを専用のソフトウェアなどを活用してシステムに代替させることです。運用自動化に使用されるソフトウェアには多くの種類があります。RPAとRBAとの違い
業務を自動化するシステムは、大きく分けてRPAとRBAがあります。
RPAとはロボティック・プロセス・オートメーションの略で、人間が対応する作業を、人間に代わって実施できるAIや機械学習などのシステムが代替することです。一方、RBAとはラン・ブック・オートメーションの略で、運用管理プロセスの実行をシステムによって自動化することです。
以下、RPAとRBAとの違いについてまとめました。
RPAの特徴
・PCなどの画面操作が得意
・バックオフィス系業務が主な対象
・キーボードやマウスなどを使って画面の操作を自動化
・直観的に操作できるため誰もが使いやすい一方、複雑な処理には不向き
RBAの特徴
・手順書をベースにしてコマンドやスクリプトなどで実行していた作業の自動化
・機能が充実しているが、使いこなすためにはプログラミングの知識が必要
・システム運用現場が主な対象
・システム間の連携が得意
運用自動化には、各種運用管理ツールとの連携や作業手順書に記されている内容などを自動化するRBAが向いています。 -
運用自動化の必要性
社会におけるあらゆる部分にITが導入されている昨今、企業が運用の対象とするものは年々増加しているといえるでしょう。
その一方で日本におけるIT人材は不足し、IT人材の争奪戦は激化しています。小学校でのプログラミング教育の必須化など政府は数々の対策を施しているものの、少子高齢化が深刻な昨今において解決は容易ではないはずです。
こうした状況においてシステムの運用を自動化しなければ、貴重な従業員が過大な業務負荷に疲弊して、他社へと流出することも懸念されます。運用自動化が進まなければ、業務負担が増すため従業員の不満が高まり、優秀な人材が流出する可能性も否定できないでしょう。 -
運用自動化によって得られる5つメリット
運用自動化によって得られるメリットは以下の5つです。
・人的ミスの削減
・サービス品質の向上
・業務の安定
・人材の有効活用
・コスト削減
それぞれについて詳しく解説していきます。1.人的ミスの削減
運用業務はシステムの多様化や複雑化によって、多くの企業において工数が増加傾向にあります。限られた人的リソースで多くの工数をこなすことになれば、人的ミスによるトラブルが発生しやすくなると考えられるでしょう。
運用自動化によって反復作業などをシステムに代替することで人的ミスを削減できます。ミスを回避するためには複数回の見直しが必要な業務であっても、システムを活用すれば手軽に回避することもできるはずです。2.サービス品質の向上
人間の手による作業項目やフローの数の増加に比例して、オペレーションミスが発生しやすくなると考えられます。ミスが発生すると業務にも大きな影響を与えることになるため、業務の質が下がったり、納期に間に合わなくなったりすることもあるでしょう。このような事態が発生するとサービスの品質が低下するため、顧客満足度の低下にもつながります。
反復作業や定期的な作業を自動化することにより、人手によるオペレーションによって発生するミスを回避できます。サービスの品質向上や機会損失防止といった効果を得られるでしょう。3.業務の安定
クラウドや仮想化技術など新しい技術が次々と生み出されています。その結果として、便利になる部分がある一方、これまでには必要なかった業務が発生したり、運用業務の複雑化によって現場が混乱したりするケースも少なくありません。
限られた人員で安定的に運用していくためには運用自動化が効果的です。ルーティンとなっている運用業務の自動化により、安定運用だけでなく、コスト削減も実現できます。4.人材の有効活用
現在の日本は労働人口の減少が深刻な問題となっています。また将来的にも労働人口は減少していくと考えられているため、企業は限られた人材で業務を進めていく方法を検討していかなければなりません。
そうした状況下においてシステムで代替可能な業務に従業員を充てることは賢明なオペレーションではないでしょう。運用自動化によってシステムで代替できる業務を自動化することで、新規ビジネスの創出や課題の解決など別の部分に従業員を割り当てられるようになります。5.コスト削減
システムを運用するためにはさまざまな手動の業務が発生します。これらの業務をこなすには専門知識のある人材を雇い入れなければなりません。またシステムの運用や監視は24時間365日必要なケースも多く、従業員に対して夜勤手当などの各種手当の支払いが必要となりコストは割高になりがちです。
運用を自動化することによって人件費を大幅にカットできるため、経営にも余裕が出るでしょう。 -
運用自動化を進める5つのステップ
運用自動化は以下の5つのステップで進めていきます。
1.現状の業務を洗い出す
2.業務を見える化する
3.人が対応すべきものと自動化すべきものを精査する
4.自動化しやすい業務から徐々に自動化していく
5.自動化後には効果測定をする
それぞれについて詳しく解説していきます。1.現状の業務を洗い出す
現状の業務の洗い出しを行わなければ、自社にどのような業務があるのか、業務の無駄はどれなのか判断することはできません。業務の洗い出しを行わないまま直観で取り組んだとしても、成果を実感することはできないはずです。
業務を洗い出すためには現場の従業員に生じている問題や困っている点はないかなどヒアリングを行う必要があります。その上で、日常的な業務の必要性について検討していかなければなりません。2.業務を見える化する
業務を見える化しなければ、従業員がどのような業務に取り組んでいるのか把握することはできないでしょう。業務を見える化することによって、業務内容の見直しなどを行えるようになります。
ただし業務の見える化に時間がかかった場合、業務の自動化が遅れるので注意が必要です。業務を見える化する際は業務の内容や手順などを記録できる操作ログの記録ツール、画面録画ツールなどを活用することで効率的に行えます。3.人が対応すべきものと自動化すべきものを精査する
人が対応すべき作業と自動化すべき作業を精査せず自動化に踏み切ると、現場に混乱が生じたり、業務が増えたりすることになるので注意が必要です。
自動化には定型業務の中でも請求書や経費処理、データ抽出作業が適しています。また自動化すべきものを精査する際は、以下3つのポイントを考慮しながら検討してみることをおすすめします。
・マニュアル化のしやすさ
・定期的に発生する業務であるか
・外注できる業務であるか4.自動化しやすい業務から徐々に自動化していく
業務を自動化することで従業員の業務負担軽減や自社の利益拡大などを最終的に実現できますが、 一度にまとめて自動化すると失敗する可能性が高まるので注意が必要です。自動化を達成するまでには各種手間が発生する他、従業員が変化した業務プロセスに慣れるまでに時間を要します。
そのため自動化を行う際は、自動化しやすい業務から順番に少しずつしていきましょう。頻発する業務は手順が明確になっていることが多いため自動化しやすいです。5.自動化後には効果測定をする
業務を自動化したことで負担が軽減されたと思っていても費用対効果が十分でない、あるいは投資対効果が出ていないといった事態に陥っているケースもあるでしょう。また自動化自体は行ったものの、成果が出ていないことに気付けていないというケースもあるかもしれません。
このような事態を回避するには自動化後に効果測定を行う必要があります。効果測定には自動化前の作業時間と自動化後の作業時間を比較する方法があります。作業の内訳や作業時間の計測を行うツールを使って作業時間を日常的に計測しておけば、効果の算出も容易に行えるでしょう。 -
運用自動化に向いているとされる業務
運用自動化に向いているとされる業務は「トイル」と呼ばれる業務です。
トイルとは手作業、繰り返される、戦術的価値がないといった特徴のある作業のことで、これらは自動化ができる作業としてみなされています。
例えば、手順書のコマンドをコピー&ペーストして実行する作業や会計処理における数字の入力などが該当するでしょう。このような作業は従業員の多くがやりがいを感じないだけでなく、何度繰り返してもスキルアップにつながりません。
トイルを削減することで割り込みのタスクが減るため、従業員はコア業務に集中できるようになります。その結果、生産性向上や業務の品質向上といった効果が得られるでしょう。 -
まとめ
人間の手作業で業務を行っているとミスの発生を避けることはできないでしょう。ヒューマンエラーが発生すると自社にマイナスが発生する可能性がある他、関連企業に迷惑がかかることもあります。またミスを回避するためにはダブルチェックやトリプルチェックが必要となるため人員も時間も必要です。
システムに代替できる業務はシステムに任せることによって人的ミスを回避しやすくなるだけでなく、現場の負担を軽減できます。負担が少なくなることで別の業務に貴重な従業員を割り当てられるようになるため、改善作業や新規ビジネスにおけるアイデアの創出なども行いやすくなります。
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