コラム
情シスとは？情シスの仕事内容や重要性を徹底解説
-
情シスはIT戦略の立案や実施、システムの運用・保守管理、従業員のヘルプデスクなどさまざまな役割を担うポジションです。なかでも重要なのが利益を生み出す「攻め」の仕事といえるIT戦略関連の業務です。
ビジネスに役立つシステムを構築するには、ユーザーの視点に立ったヒアリングが求められます。今回は情シスの仕事内容や重要性、課題、必要なことを紹介します。本記事を読めば、何をしているかイメージしづらい情シスの仕事への理解が深まり、企業にとって重要性が高いポジションであると認識できるでしょう。 -
そもそも情シスとは？
情シスとは情報システム部門の略称で、部署の名称や業務範囲は企業によって異なります。情報システム部門やシステム管理部、デジタル推進部のように呼び名が分かれるのは、期待される役割が違うからです。
IT部門内の情シスはシステム開発や保守だけでなく、IT関連の業務を幅広く推進する立場です。対して管理部門に設置される場合、基幹システムやPCの運用のような社内サポートに限定されます。
名称や業務範囲は異なれども、情シスが重要な役割を担うことはすべての企業に共通するといえるでしょう。大きな役割として、通信インフラや社内システムを従業員が安心して利用できるようサポートする「守り」と、ビジネス自体を構築する「攻め」の2種類に分かれます。 -
情シスの仕事内容
情報システム部門の仕事内容は主に次の3つに分かれます。
・ IT戦略の立案と実施
・ 運用・保守管理
・ ヘルプデスク
メインの業務内容は、業務で使用するシステムやインフラの開発・保守・管理です。上記に加えて、IT戦略の立案や実施を担う場合も多く、専門的な立場から経営者層と戦略の実現可能性を擦り合わせていきます。
また、従業員の業務に必要なインターネット環境やPCを準備するのも重要な役割です。ヘルプデスクとして社員から問い合わせを受け、ツールやシステムの使い方を教える場合もあります。
ときには、他部署からITシステムの使いづらさや融通の利かなさを指摘されることもあるでしょう。しかし企業活動に不可欠な重要な部署であるのは間違いありません。ここでは情シスの具体的な仕事内容を解説します。IT戦略の立案と実施
全社戦略に基づき、IT戦略を立案・実施していく重要な役割を担います。システム構築だけでなく設計・企画にも参画し、上流工程からビジネスの推進を支えているのです。
経営者は収益性が高いものや自分が望むビジネスの提案を行う一方、情シスはITの観点から実現可能性を考えます。
技術的な限界を考慮せずにIT戦略を練っても具体性に乏しく、ビジネスの競争力を低下させてしまいかねません。経営者側と情シスは密に情報共有を行い、しっかりと連携するのが重要です。
他の企画部門ではなく情シスがIT戦略を立案すべきなのは、企業全体を通じた最適化が求められるからです。利害の異なる企画部門からの持ち寄りでは全社的な視点は持ちにくいため、ITの専門的知見を有する情シスが中長期的な視点も踏まえてまとめ上げます。
業態に関わらずさまざまなビジネスでIT技術が導入される中、企業戦略を構築する上で情シスの存在感は増しつつあります。運用・保守管理
情報システムや基幹システムの運用・保守管理なども情シスの業務範疇です。企業が業務を行う上で不可欠な基幹システムが止まっては業務に支障を来たすため、トラブルの未然の防止が求められます。
コロナ禍でテレワークが導入されてからは、クラウドサービスを活用した在宅勤務の環境整備に関する業務が急増しています。自社システムの開発後はバージョンアップやユーザー管理などを運用・変更し、問題なく利用できるか、障害が発生していないかなどの保守作業も必要です。
なお、情シスは運用・保守管理のみならず、システム開発も担う場合が多いです。パッケージソフトやSaaSを活用するほか、外部委託時の業者との窓口となるケースが少なくありません。
以前までは情報システムの立案から運用・保守までが情シスの業務範疇でしたが、現在は社内システム全般を司るように変化しつつあります。企業全体をITの観点から下支えする役割と呼んでも間違いではないでしょう。ヘルプデスク
通信インフラやPCに強い従業員が少ない企業では、情シスがヘルプデスクの役割を担う場合があります。社員が仕事で使用するツールやソフトウェア、PCなどの質問に手広く答えていきます。
ヘルプデスクがいることで、従業員はトラブルが生じてもいつでも解決できる安心感を得られるでしょう。余計な業務に捉われず、自分の仕事に集中して取り組めるので、企業の成長を後押しさせることにもつながります。
一方でヘルプデスクの業務量や負担の増大が問題視されています。テレワークの普及であらゆる分野でデジタル化が進んだため、問い合わせや業務が増え、情シスだけでは回りつかなくなりつつあります。
また、システムの使いづらさや融通の利かなさに不満が寄せられ、他部署との間でトラブルが起こりやすいのも特徴です。部署を越えての課題や問題点の共有、それに対する改善策の検討などが必要です。
情シスと他部署間において密なコミュニケーションが図れるかどうかが、ITのさらなる普及に向けた焦点になっています。 -
情シスに求められること
情シスに求められるのは、単にシステムを開発し継続的に運用・保守するだけではありません。使う側が本当に役立つと感じるものを作ることが大切です。したがって、システムを求める部署の社員に対し、ていねいなヒアリングの実施が求められます。
現場のニーズを掴みきれていないと、せっかく予算をかけて自動化を進めても、思うような成果が得られない場合があります。また、現状のシステムが抱える課題を解決するのも情シスの重要な役目です。
企業ごとに異なるさまざまな課題に対して、適切なシステムを提案できるかが勝負の分かれ目です。ここでは情シスに求められる役割を深掘りしていきます。社内から求められる理想のシステムを実現する
営業部や経営企画部などと密に連携を取り、他部署の業務に役立つ理想的なシステムの構築が求められます。システムを通じて何がしたいのか丁寧にヒアリングをすることで、業務効率化や自動化を担う良いもの作りが可能です。
ときには巨額の費用を投じたにもかかわらず、ITシステム導入に失敗し、迷走してしまう場合があります。
うまくいかない主要な原因は、システムの要件定義を担う情シスと、ユーザーである従業員の期待値が乖離しているためです。使う側の社員が求めるのは「システムの導入によって自分の業務はどれくらい削減されるのか」であり、負担の軽減を期待しています。
しかし実際にはデータの入力方法や業務フローの変更が伴うので、現状の業務のままで自動化・効率化が実現するわけではないのです。
経営企画や情シス部門は全社的な観点から事業をより拡大させるために、システム導入を決定します。単一のパッケージに統合して数値管理をしやすくしたり、セキュリティ体制の改善を目指したりといったことが主要な目的なので、細かな作業の改善までは目を向けられないのが現状です。
売上アップにつなげるには、自分たちの視点だけでなく、他部署の使い勝手や求めるものまで理解する必要があります。システムの課題を解決する
開発・構築したシステムの課題解決を目指すのも、情シスの重要な役割です。問題が常に顕在化しているとは限らないので、ときには潜在的ニーズの発見から取り組むべきケースもあります。
ありがちなのがシステムの老朽化が進み、セキュリティに問題を抱えていたり、業務の変化に対応できなくなったりしている状態です。
運用や管理に手間がかからないクラウド型システムを導入すれば、老朽化問題は解決に向かう可能性が高いです。企業全体で考えるとシステムの老朽化は一つの問題に過ぎず、複数の課題を同時に抱えている場合もあります。
業務プロセスの改善にも着手し、今まで人力で行なっていた作業をシステム化すれば、根本的な業務改善も夢ではありません。
原価計算のスピードや入力データの正確性などに問題がある状況で、システム導入が有効な解決策となったケースもあります。このケースではデータ入力は部署のメイン業務ではなく後回しになりがちで、社員が手一杯なのか、リソースが空いているのか把握できていない状態でした。
システム導入によって、テレワーク中でもメンバーの動きが可視化され、稼働状況のマネジメントが実現したので現在は改善しています。 -
情シスの重要性
情報システム部門が担うさまざまな業務の中でも、とりわけ重要なのがIT戦略の立案と実施です。もともと情シスは企業の電算室のような立場で、システムの運用・保守を担うポジションとして誕生しました。
直接利益をもたらす部署ではなく、ときには真っ先に経費削減の対象になってしまうケースも多くありました。限られた予算の中、高セキュリティと可用性を目指すため、満足いくパフォーマンスを出すのは至難の業です。
しだいに保守的な傾向を強め、及第点しか出せないようになってしまったのです。情シスが保守的だとプロフィット部門が求めるシステムの実現も難しくなるため、これからの時代「攻め」の姿勢への転換が必要です。攻めのIT戦略立案において重要なのが次の項目で解説する課題解決です。 -
情シスの課題
情報システム部門は企業にとって重要なポジションでありながら、さまざまな問題を抱えています。とくに人材不足は深刻で、担当者一人で情報システムに関する幅広い業務をこなしているケースも見受けられます。
担当者が複数人いる企業でも業務量が膨大で、心身ともに厳しい働き方を強制されています。上記の状況を招いている根本的な原因は、情シスへの軽視が蔓延っているからです。経営層が重要性を理解しておらず、コストカットの対象にされやすいのが特徴です。
逆に考えると人材不足や業務過多を改善できれば、ビジネスチャンスが広がっています。情シスが抱える課題について正しい知識を身に付けましょう。人材不足
情シスは深刻な人手不足に陥っており、社内で担当が一人しかいない「一人情シス」も珍しいケースではありません。基幹システムの保守・管理や、社内インフラの構築・運用を全て担うので、一人情シスがいかに大変か想像に難くないでしょう。
スタートアップや小規模企業、零細企業などはさらに厳しく、ゼロ情シス状態を強いられています。一人情シスが増加している要因は、担当者の離職や人材確保の難しさ、クラウドサービスの浸透などです。
もともと業務量が膨大で、心身ともに負担がかかるポジションなので離職率が高い傾向を有します。情シスの重要性を理解している企業も全体的な労働人口の減少を理由に、IT人材の確保が難しく、情シスの人材不足が改善できないとの声もよく聞きます。
クラウドサービスの導入は一見業務負担の軽減に寄与すると思えますが、インフラの保守・管理に割く人員削減の動きにつながり、1人当たりの業務量は変わらないケースが多いです。業務過多
システムの運用・保守だけでなくヘルプデスクの業務も担うような場合、業務過多に陥りやすいです。PCやサーバーなど社内で使用する製品の管理から購入計画の策定、ベンダーとの打ち合わせに加えて、社内からの問い合わせにも対応する必要があるためです。
業務過多が続くと度重なる残業に耐えられなくなり、最悪の場合、担当者の離職につながります。前述のとおり、情シスはただでさえ人手不足なので、今の従業員が辞めてしまうと新たな人材の確保もままならないでしょう。
情シスに業務が集中してしまう根本的な原因は、部署にかけるコスト削減です。
コストカットによって業務効率化に必要なソフトウェアやツールが調達できず、結果として担当者の業務が増加します。情シスの重要性や業務の膨大さを経営層に訴えて、リソースを確保してもらうのも一つの手段です。社内からの理解不足
社内からその重要性や価値に理解を得られておらず、予算を割いてもらえない場合が少なくありません。営業や企画開発などのプロフィット部門と異なり、売上に直結しないため、とくに経営層から軽視されがちです。
経営陣が高齢でITに疎いケースも多く、情シスの業務の把握やITに関する投資が進んでいないのが現状です。なかにはセキュリティ対策をよく理解しておらず、サイバー攻撃によって大切な顧客情報が外部に漏れてしまう場合もあります。
利益に直結しない情シスはコストセンターとみなされやすいですが、実はプロフィットセンターに近い性質を有しています。情シスが破綻した場合、テレワークの導入もままならず人材の確保で不利に働く可能性が高いです。
また万一セキュリティにかかわる事故が起きたときは、消費者や株主からの信頼を一気に失います。以上のことから決して費用がかかるだけのポジションとはいえず、投資を行い、適切な運営を確保すべきなのです。 -
IT戦略の立案と実施に必要なこと
前述のとおり、情シスが持つ役割で最も重要なのはIT戦略の立案と実施です。インフラの保守運用管理や従業員のヘルプデスクといったその他の業務で自動化・効率化を進めることで、戦略立案に割くリソースを確保できるかがポイントです。
全社的な視点に立って、システム構築や業務フローの改善を進めていく必要があります。具体的な取り組みとしては「運用・保守の業務効率化」および「ヘルプデスクの自動化」が重要です。運用・保守の業務効率化
情シスの業務の中核を成す運用・保守はシステムに異常が発生した際のトラブル対応や必要に応じた改修作業が多く、定型化されたオペレーションがメインです。
稼働中のシステムの保守・運用を効率化するためには、常に内部を可視化できる状態が求められます。運用が長期に及ぶと度重なるシステムの改変が行われた結果、ドキュメントで残されている業務フローと実際の稼働状況が食い違うケースが起こり得ます。
上記のリスクを避けるためには、最新の状態を可視化でき、さまざまな角度から分析する仕組みが必要です。アプリケーションのプログラムソースをベースに、誰が何のために、いつ・どのようにデータを処理したのか「見える化」するのがベストです。
長期的な運用・保守が前提になると考えれば、多少面倒でも、全社規模で標準的な仕組みを構築した方が業務効率化は進みます。ヘルプデスクの自動化
ヘルプデスクに寄せられる問い合わせは多岐に及ぶため、業務負担は大きくなりがちです。独立した部署ならまだしも、情シスと兼任しているケースではすべてを捌ききれない状況も起こり得ます。
ヘルプデスクにリソースを割き過ぎると、コア業務がなかなか進まず、損失の発生につながります。業務の負荷を減らすために意識すべきポイントは「自動化」です。
人を増やすのは人件費の増加という新たな問題を生むため、おすすめできません。自動化の具体的な手段としては、チャットボットの活用が挙げられます。
電話やメールの問い合わせをせずとも抱える問題の解決が見込めるため、業務削減に寄与します。他にも、ホームページ内のお問い合わせページに「よくある質問」へのリンクを目立つ形で掲載するのもおすすめです。 -
まとめ
ITがすべての企業に浸透しつつある中、情シスが素晴らしいシステムを企画・構築できるかは命運を分かつポイントです。
運用や保守、ヘルプデスクのような守りの仕事にかける時間を減らし、戦略の立案にリソースをかけられる体制を敷きましょう。効果的なIT戦略を実現するには、既存の課題を解決する取り組みを考えるのがコツです。
情シスは人手不足や業務過多が深刻なので、保守・運用業務をうまく効率化し、業務を減らしていくのが基本的なスタンスです。
ITサービス管理ツールなどの運用・保守、サービスデスクに関する専用ツール導入すると、ヘルプデスク業務の削減に役立つのでぜひ検討してみてください。
