コラム
社内における共有漏れの再発防止
-
社内伝達がなぜうまくいかないのか
会社を円滑に回す上で、情報共有は欠かせません。幹部から社員、そして末端のアルバイト等に至るまで、共通して理解しておくべき情報は少なくありません。ですが、だからといって簡単にいかないのが実際のところです。むしろ社内における情報伝達は、難しい存在ですらあります。社内全体に発信したと思っていた情報が、ある人に届いているのに、またある人には届いていない、そんな状況は間違いなく理想的でありません。
情報伝達がうまくいかない理由としては、たとえば伝達の方法が挙げられます。メールやチャット、電話、その他口頭など、伝達手法はいくつか存在します。ですが、メールやチャットの場合は全員が確実に目を通し、さらには熟読し理解する必要がある、電話はひとりひとりに連絡しなければならないため人材や時間を要する、口頭ともなれば、周知できているかどうかはさらに曖昧となってくるでしょう。
社員それぞれの脳がネットワークで連結できていれば万事解決といったところですが、現代においてそのような未来的技術は存在しません。環境や状況に合った連絡方法を選べているかどうか、この点が、まず伝達のうまくいかない理由のひとつでしょう。
次に、伝達情報の多さです。会社によってそれぞれかもしれませんが、中規模以上の企業ともなれば、日々周知しておくべき情報はかなりの量でしょう。その場合、どれだけこまめに伝達していたとしても、すべての社員がすべて理解できない可能性もでてきます。かといって、必須である情報を削るわけにもいかないので、解決の難しい問題に感じられるはずです。
また、ネットワークが多様化した現代ならではといえるのが、共有システムのトラブルです。どれだけ先進的なIT設備が整っていたとしても、365日100％円滑に稼動しているかといえばそうでもありません。それどころか、パソコントラブルやアクセス不可、アプリケーションの不具合など、共有の妨げになる現象もたびたび起こるのが実際のところです。肝心な情報を共有する際に、突然このようなトラブルにみまわれるとなると、会社全体の連携が乱れることにも繋がります。
このように、情報伝達がうまくいかない原因というのは複数存在します。効率化を考えるのであれば、これらをいかにカバーできるかがポイントとなってきます。有効な手段を検討して、効果的に実施することが大切です。 -
情報漏れを防ぐ手段は複数ある
情報の共有漏れをいかにすれば防げるか、それはやはり共有方法の工夫に尽きます。共有しなければならないという明確な意志を持った社員が揃っているのであれば、あとは伝達の効率化さえできればしっかり伝えられるのです。ではいったい、どうやれば良いのか、そこは情報共有に適したシステムの導入で補いましょう。
たとえば、タスク管理ソフトなどのいわゆる気付かせ機能です。登録しておくことにより、時間それぞれでアラートを発信して忙しい人にも気付かせます。ネットワーク共有できているのであれば、いちいち登録する作業すらも必要ないでしょう。
共有部門がまとめて登録しておき、あとはおのおのがアラートを受け取るだけで良いのです。この方法の良いところは、現在おこなっている作業の手をほとんど止めることなく確認できる点でしょう。スクリーンの端に、気付きやすく、かつ邪魔にならない程度のアラートが現れれば、内容を確認しつつも現行作業の手を止める必要がありません。気付かせ系ツールについては、あらゆる特徴のものが複数存在します。自社に合ったものを選択して、効果的に導入してみてください。
またもう一点、ITサービスデスクという存在も有効となります。サービスデスクといえば企業とユーザを繋ぐ存在に思えるかもしれませんが、社内への情報伝達やアラート対応といった、共有に関する作業も一括しておこないます。新たな人材を伴うため、費用や手間に関するデメリットも着になるところかもしれませんが、検討して損のない存在です。場合によっては、タスク管理ツール以上の有効性も期待できることでしょう。 -
サービスデスク
サービスデスクといっても、かならずしも社内で新たな部署を作らなければならないというわけでもありません。サービスデスクのシステムを提供する外部専門企業に依頼することで、手軽に導入することも可能となっています。特に、情報共有がマストとなるITサービスデスクは有用に感じられます。需要も多いようで、専門的にITサービスデスクを提供する会社は複数見られます。
共有や伝達についてはネットワーク上で管理するため、社外のプロフェッショナルに任せるという形式も十分成立する。
