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2022.09.20

 更新日:

2022.09.20

全2回 IT部門が知っておくと便利な法則12選 《連載:第2回》 仕事の効率化・マネジメントに役立つ法則

後半は仕事の効率化やマネジメントに役立つ法則を6つ紹介します。タスクやプロジェクトの管理、部下の成長などに悩んでいる方は参考になること間違いなし。上手く活用すれば、IT部門が“ビジネスクリエイティブ集団”へと変革するヒントも見つかるかもしれません。

マニャーナの法則

イギリスのビジネスコーチ、M・フォスター氏が提唱したタイム・マネジメントの手法で、「新しく発生した仕事は『明日やる』を基本にする」「タスク管理にはクローズ・リストを使う」といった原則からなります。

ちなみにクローズ・リストとは、あえて制限を設けるタスクリストのこと。その日やるべき仕事のみをリストアップし、それらが完了するまでは他の仕事は追加せず、集中して取り組みます。いつも仕事に振り回されていたり頻繁に発生する割り込み仕事に悩んだりしている方は、試しに取り入れてみると良いかもしれません。

エメットの法則

アメリカのタイム・マネジメントの専門家・コンサルタントであるR・エメット氏が提唱した法則で、そのうちの1つが「仕事を先延ばしにすると、すぐに片付けるよりも倍の時間とエネルギーを要する」というもの。「先延ばしすると後で苦労する」ではなく、「倍の時間とエネルギーを要する」と具体的に語っているところがポイントと言えるでしょう。

もちろん、日々やるべき仕事を先送りせずに順調に仕事を進められている人はいるでしょう。しかし個人としては出来ていても、組織単位ではどうでしょうか。特に“DX時代”とも呼ばれ、柔軟かつ迅速な組織が推奨されている昨今、IT部門なら「完璧さにこだわらず、まず着手してみる」というのは何より重要な姿勢のはずです。

パーキンソンの法則

1950年代に、イギリスの歴史・政治学者C・パーキンソン氏が官僚の働き方や国家の財政状況などを観察して導き出した法則で、とりわけ第1法則の「仕事の量は完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」、第2法則の「支出の額は収入の額に達するまで膨張する」が知られています。

現代のビジネスでも「余裕を持って始めたプロジェクトなのに納期ギリギリに完了した」「早く終わるはずの会議が時間いっぱいまでかかってしまった」といったシーンはありふれています。対策としては、プロジェクトならバッファ(予備時間)を個々のタスクにではなく工程の最後に共有のものとして設定するCCPM(クリティカル・チェーン・プロジェクト・マネジメント)を取り入れることや、会議の場合はあらかじめゴールを明確にしておくことなどが挙げられます。

計画のグリシャムの法則

「ルーティンは創造性を駆逐する」という法則。ノーベル経済学賞受賞者であるH・サイモン氏が、「悪貨は良貨を駆逐する」というグレシャムの法則にならって唱えたのが名前の由来です。仕事がルーティンワークや緊急案件の対応で溢れ返ってしまい、本来取り組むべきクリエイティブな仕事を先送りしてしまうというお馴染みの(?)現象を指します。

こうした状況に陥らないために重要なのが、タスクの優先順位を緊急度だけでなく重要度も意識して決めること。役職者だけでなく、ビジネスに資するクリエイティブなIT部門を目指すIT担当者なら念頭においておきたい法則です。

返報性の法則

「一般に人は、他人から価値やメリットを受けると、その人に報いたい、お返ししたいと強く感じる」という人間心理をあらわした法則です。ビジネスでは交渉術や顧客との関係構築(ファン化)の文脈でよく目にしますが、マネジメントにおいても活用されています。

例えば、普段から困ったときに力を貸してくれたり、快く相談にのってくれたりするマネージャーであれば、いざというときに部下もいつも以上に協力的になってくれるはずです。逆に、いつも部下にネガティブな感情をぶつけてばかりいると、後々自分に返ってくるだけなく、組織全体にも否定的な雰囲気が充満していくでしょう。ちなみにこうした悪循環を「悪意の返報性」と言います。結局のところ、マネージャーが部下の問題と考えていることの少なくとも半分くらいは、マネージャー自身の問題であるのかもしれません。

ロミンガーの法則

「人が成長する7割は実務経験、2割が薫陶(上司や先輩からの助言など)、1割は書籍や研修である」という法則です。アメリカの人事コンサルティング・調査会社であるロミンガー社のリーダーシップ開発に関する調査結果をもとにしたもので、「70:20:10の法則」とも呼ばれています。

この調査結果は厚生労働省の『企業における人材マネジメントの動向と課題』(平成26年版)という資料でも引用されており、日本での同様の調査でも、新規事業・新市場のゼロからの立ち上げやプロジェクトチームへの参画で「一皮むけた経験」が成長につながる重要な経験となっていると記されています。

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